Zarówno dla pracodawcy jak i dla pracownika bardzo ważną kwestią jest sposób rozliczania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, okolicznościowy oraz ekwiwalent urlopowy, dlatego warto się zapoznać z podstawowymi zasadami, jakimi należy kierować się w tych kwestiach.

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy

Na chwilę obecną obowiązują przepisy zawarte w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Wynika z niego, że pracownikowi w okresie urlopu wypoczynkowego przysługuje taka sama wartość wynagrodzenia, jak wtedy gdy ten czas spędziłby w pracy. Wtedy obliczanie wartości wynagrodzenie polega na sprawdzeniu średniej wysokości wypłaty z poprzednich trzech miesięcy.

Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy

Za urlop okolicznościowy uznaję się taką sytuację, kiedy pracownik ze względów rodzinnych/osobistych, nie może się stawić w pracy i jest z niej zwolniony przez pracodawcę. Zwolnienie może wynosić okres jednego lub dwóch dni. Jeden dzień przysługuje w przypadku ślubu dziecka pracownika oraz zgonu/pogrzebu najbliższej rodziny (siostry, brata, teściowej, teścia, babci, dziadka). Dwa dni natomiast są dozwolone wtedy, kiedy ma miejsce: ślub pracownika lub urodzenie jego dziecka, zgon/pogrzeb małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy. W takich okolicznościach pracownik ma prawo domaga się wynagrodzenia i jest ono obliczane na podobnych zasadach jak urlop wypoczynkowy. Różnica polega na tym, że średnią wynagrodzenia oblicza się nie na podstawie ostatnich trzech miesięcy, ale jednego miesiąca poprzedzającego dzień, w którym nastąpił urlop.

Ekwiwalent urlopowy

Ekwiwalent urlopowy to należność jaka przysługuje pracownikowi za każdy niewykorzystany dzień urlopu w danym roku kalendarzowym, a współczynnik ekwiwalentu pieniężnego ustalany jest co roku. Dotyczy to również sytuacji, kiedy pracownikowi wygasa umowa o pracę, a nie zdążył wykorzystać należnego mu w danym roku urlopu. Obliczanie wysokości ekwiwalentu urlopowego jest bardziej skomplikowane, ponieważ należy odjąć od całkowitej liczby dni w danym roku łączną liczbę przypadających na ten rok niedziel, świąt, oraz wszystkich dni wolnych od pracy i następnie podzielić otrzymaną sumę przez dwanaście miesięcy. W 2015 r. mamy 365 dni kalendarzowych, a w tym: 52 niedziele, 9 dni świątecznych oraz 52 dni wolne wynikające z pięciodniowego tygodnia pracy. W sytuacji gdy pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na pełen etat (8-godzinny tryb pracy, 5 dni w tygodniu) to wskaźnik służący do obliczania wysokości ekwiwalentu pieniężnego będzie wynosić 21. Jeśli jednak mamy do czynienia z zatrudnieniem w niepełnym wymiarze godzin to należy proporcjonalnie obniżyć jego wartość. Gdy znana jest pracodawcy wysokość wskaźnika to musi następnie podjąć trzy kroki: obliczyć wysokość ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu, obliczyć wysokość ekwiwalentu pieniężnego za 1 godzinę urlopu i następnie obliczyć wysokość należnego ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop.

O ile obliczanie wysokości wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy czy okolicznościowy nie nastręcza pracodawcy większych problemów, o tyle sposób obliczania ekwiwalentu urlopowego jest o wiele bardziej złożony. Trzeba pamiętać, że prawidłowe obliczanie tych stawek leży w interesie zarówno pracodawcy jak i pracownika.