Zarówno przedsiębiorcy, jak i osoby fizyczne, często potrzebują pomocy w kwestiach księgowych – najczęściej dotyczy to rozliczeń rocznych oraz sprawozdań finansowych. Dlatego warto wiedzieć, czym jest księgowość, jaka jest oferta biur rachunkowych i na co zwrócić uwagę szukając doświadczonego księgowego.

• Księgowość – co to jest? Kiedy potrzebujesz pomocy księgowego?
• Podstawowe usługi biur księgowych
• Jak wybrać biuro rachunkowe?

Księgowość – co to jest? Kiedy potrzebujesz pomocy księgowego?

Księgowość to jeden z elementów rachunkowości, czyli systemu ewidencji gospodarczej, polegający na rejestracji zdarzeń, które miały wpływ na zmiany w majątku jednostki gospodarującej, określający także jej źródła finansowania.

Ujmując to prościej, jest to w pełni sformalizowany sposób zapisu wszystkich elementów składających się na majątek jednostki gospodarującej, czyli najczęściej spółki, przedsiębiorstwa lub działalności gospodarczej oraz wyjaśniający, skąd pozyskano zasoby pieniężne. Umożliwia to zarówno racjonalne wydatkowanie finansów, jak i rozliczanie się z Urzędem Skarbowym oraz innymi instytucjami.

Najczęściej polega to na sporządzaniu niezbędnej dokumentacji, dzięki której możliwa jest kontrola majątku, prowadzeniu ksiąg rachunkowych, dokonywaniu wycen aktywów i pasywów, sporządzeniu sprawozdań finansowych i statystycznych oraz na ewidencji zdarzeń na podstawie dowodów księgowych.

Niektórzy przedsiębiorcy, szczególnie początkujący, decydują się na samodzielne prowadzenie księgowości. Jest to możliwe dzięki korzystaniu z artykułów i porad dotyczących rachunkowości udostępnianych w rzetelnych serwisach księgowych oraz obsłudze prostych programów dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Nie wszyscy właściciele firm mają jednak czas na to, aby samodzielnie zgłębiać tę wiedzę i śledzić na bieżąco wszystkie zmiany w prawie podatkowym. Szczególnie, że nawet nieduży błąd, czy niedostarczenie dokumentów na czas, może skutkować wysokimi grzywnami z Urzędu Skarbowego. Warto też zdawać sobie sprawę z tego, że racjonalne gospodarowanie zasobami pieniężnymi pomaga w generowaniu coraz większych zysków.

W takich przypadkach warto korzystać z usług rachunkowych, które oferują biura księgowe.

Podstawowe usługi biur księgowych

Co oferuje biuro rachunkowe? Usługi księgowego można podzielić na księgowo-podatkowe, kadrowo-płacowe oraz finansowo-doradcze. Co wchodzi w zakres każdej z nich?

W ramach usług księgowo-podatkowych najczęściej prowadzona jest książka rachunkowa oraz książka przychodów i rozchodów (bieżąca ewidencja, miesięczne lub kwartalne rozliczanie podatku dochodowego, sporządzanie sprawozdań statystycznych do GUS), obliczany jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (zarówno ewidencjonowanie, jak i kontrola dokumentów oraz sporządzanie i dostarczanie sprawozdań do Urzędu Skarbowego), przygotowywane są rejestry VAT, w sposób kompleksowy rozliczany jest ZUS oraz sporządzane są deklaracje podatkowe, deklaracje PCC od umów cywilno-prawnych oraz raporty i analizy, które usprawniają zarządzanie firmą.

Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają od kilku do kilkuset pracowników, korzystają też z usług kadrowo-płacowych, które obejmują m.in. przygotowanie umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych (umów zlecenie oraz o dzieło), a także ustalanie wymiaru urlopu oraz prowadzenie akt osobowych pracowników. Ponadto biuro księgowe sporządza świadectwa pracy i zaświadczenia o wynagrodzeniu oraz zatrudnieniu. Często konieczne jest także przygotowywanie list płac wynagrodzeń, ewidencja świadczeń socjalnych oraz kart imiennych przychodów, a także sporządzenie rocznej informacji o dochodach.

W ramach księgowości może być prowadzone doradztwo finansowo-biznesowo polegające na udzielaniu pomocy w uzyskaniu kredytu lub dotacji na rozwój działalności. Niektóre biura rachunkowe umożliwiają również przechowywanie dokumentów.

Jak wybrać biuro rachunkowe?

Problematyczne może okazać się, jaką księgowość wybrać. W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na zakres usług księgowych i dostosować je zarówno do bieżących potrzeb, jak i planów rozwoju firmy. Jeśli np. na ten moment nie planujesz pozyskać dotacji, dopytaj się księgowego, czy takiej pomocy może udzielić Ci przyszłości – dobrze, jeśli rachunkowość w Twojej firmie będzie prowadzona przez jedno biuro, które jest już zaznajomione ze specyfiką Twojej działalności i wie, jakie rozwiązania będą dla niej najlepsze.

Kiedyś istotnym aspektem była lokalizacja biura rachunkowego. Jeśli kontakt osobisty jest dla Ciebie ważny, zwróć uwagę na to kryterium, jednak we większości przypadków nie ma większego znaczenia. Najczęściej dla przedsiębiorców bardziej wygodny jest kontakt mailowy i telefoniczny, dlatego wybranie księgowego z drugiego końca miasta nie powinno stanowić żadnego problemu.

Ważniejsze jest to, czy biuro rachunkowe posiada polisę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, która zabezpiecza przed popełnieniem błędów. Sprawdź też, czy księgowy uzyskał certyfikat od Ministra Finansów. Kolejnym kryterium, którym należy się kierować podczas wybierania księgowości, jest doświadczenie biura. A o co pytać księgową? W jakich godzinach można się kontaktować z biurem, kto będzie zajmować się Twoją firmą oraz czy będziesz dostawać przypomnienia o dostarczaniu dokumentów.

Prowadzenie księgowości w firmie nie jest prostym zadaniem, dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się na skorzystanie z usług księgowych, którzy zajmują się wszelkimi sprawami rachunkowymi. Tym samym oszczędza się czas, który można poświęcić na dalszy rozwój działalności.